Behandling af personoplysninger
Fonden udgør den dataansvarlige enhed som defineret i Persondataforordningen og er dermed ansvarlig for, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen, herunder de sikkerhedstekniske krav. Henvendelser vedrørende behandling af dine persondata skal rettes til fonden.
Hvilke oplysninger registrerer vi og hvorfor?
Under udfyldelsen af ansøgningsskemaet bliver du bedt om at indtaste en række oplysninger, heriblandt dine personoplysninger. Personoplysningerne indgår i sagsbehandlingen af din ansøgning om fondsmidler, herunder i den eventuelt opfølgende kommunikation med dig som ansøger eller med de øvrige angivne kontaktpersoner i projektejers organisation.
De oplysninger, vi indsamler om dig, er nødvendige for, at vi kan gennemføre en fagligt forsvarlig og korrekt ansøgningsbehandling.
Vi indsamler følgende kategorier af personoplysninger om dig:
Almindelige personoplysninger
Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, navn på ansøgers organisation, forening eller virksomhed og eventuelt CVR-nummer på denne samt tilknyttede bankregistrerings- og kontonumre. Kun i forbindelse med ansøgning som privatperson beder vi desuden om CPR-nummer samt personlige kontooplysninger.
Særlige kategorier af personoplysninger (”følsomme oplysninger”)
CPR-nummer og private kontooplysninger er nødvendige for sagsbehandlingen, hvis du ansøger som privatperson. Et CV på ansøger kan desuden i visse tilfælde være relevant for at kvalificere ansøgningen. Øvrige typer af følsomme personoplysninger som eksempelvis racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold eller seksuel orientering, genetiske og biometriske data indsamles ikke og vil alene forekomme i vores sagssystem, hvis du af egen drift har indsendt dem.
Kilder
Vi indsamler alene oplysninger direkte fra dig via hjemmesidens onlineansøgningsskema, som du har udfyldt med henblik på at lade fonden vurdere en ansøgning. Formål med indsamlingen: Vi indsamler personoplysninger baseret på følgende behandlingsgrundlag:
Persondataforordningens artikel 6.1.f (Persondata, der er nødvendige for forfølgelsen af fondens legitime interesser) samt
Persondataforordningens artikel 6.1.c (Persondata, der er nødvendige for at overholde en retlig forpligtelse om indberetning og dokumentation af uddelinger)
De legitime interesser er:
- at kunne kommunikere direkte i forbindelse med ansøgningsbehandlingen. – at kunne anvende personoplysningerne i forbindelse med udbetaling af midler samt under den eventuelt efterfølgende løbende projektkommunikation eller afsluttende afrapportering
De retlige interesser er:
- at kunne efterleve vores indberetningspligt efter skattekontrolloven, hvorefter alle uddelinger skal indberettes til SKAT.
Modtagere
Vi deler som udgangspunkt ikke dine personoplysninger med andre. Dog kan vores eksterne ITleverandører i forbindelse med support få adgang til oplysningerne. Det vil i så fald ske inden for rammerne af databehandleraftaler, der lever op til persondataforordningen.
Da fonden efter skattekontrolloven er indberetningspligtig til SKAT for samtlige uddelinger, bliver du som privatperson bedt om at oplyse dit CPR-nummer. Dette videregives til SKAT ved indberetning af uddelingen.
Vores eksterne IT-leverandører er underlagt kravene i databeskyttelseslovgivningen i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde og Schweiz vedrørende opbevaring af data fra Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde og Schweiz.
Opbevaring
Vi opbevarer personoplysningerne, så længe de tjener de ovennævnte formål: Ansøgningsbehandling, projektkommunikation, projektopfølgning, skatteindberetning og bogføring.
Er ansøgningen vedlagt et CV, slettes CV’et straks efter endt sagsbehandling, uanset om ansøgningen bliver imødekommet eller får afslag.
Vi opbevarer alene CPR-numre på de ansøgere, som modtager en bevilling. Skulle ansøgningen få afslag, sletter vi personoplysningerne, inklusiv eventuelt CPR-nummer, efter endt sagsbehandling.
Fonden er forpligtet til at opbevare bogførings- og regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.
Dine rettigheder i forhold til persondata
Du har ret til at bede om indsigt, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger. Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning for lovligheden af den behandling, der har fundet sted, før du tilbagekaldte dit samtykke.
Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed – i Danmark er det Datatilsynet – se mere på datatilsynet.dk
Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, kan du henvende dig til fonden iflmfonden@lmfond.dk
Der kan være betingelser eller begrænsninger til her nævnte rettigheder. Dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.